Ein wesentlicher Bestandteil der Kostenkontrolle findet im Rahmen der laufenden Rechnungsprüfung statt – und dieser ist keinesfalls zu unterschätzen.

Die Objektüberwachung übernimmt in diesem Zusammenhang eine zentrale Aufgabe des Baukosten-Controllings, indem sie die Übereinstimmung zwischen vertraglich vereinbarten Leistungen, tatsächlicher Ausführung und abgerechneten Mengen kontinuierlich überprüft. Die Kostenkontrolle zählt zu den Grundleistungen gemäß § 34 HOAI und erstreckt sich über die gesamte Ausführungsphase. Dabei werden die Rechnungen der ausführenden Unternehmen systematisch mit den Angebotspreisen und dem Kostenanschlag (Auftrag) abgeglichen. Ziel ist es, dem Bauherrn fortlaufend belastbare Informationen zur Entwicklung der Baukosten bereitzustellen und frühzeitig auf Abweichungen reagieren zu können.

Grundlagen und Ablauf der Kostenkontrolle

Die Grundlage jeder Kostenkontrolle bildet eine belastbare Ist-Vorgabe. Diese ergibt sich zunächst aus dem Auftrag. Diese Ist-Vorgabe ist kein statischer Wert, sondern wird fortlaufend aktualisiert, sobald sich neue Erkenntnisse ergeben oder sich Rahmenbedingungen ändern.

Der Soll-Ist-Abgleich ist mehr als ein reines Vergleichen von ausgeschriebenen und abgerechneten Mengen. Er bewertet das Baugeschehen im Kontext des tatsächlichen Bautenstands und berücksichtigt Änderungen wie Bauherrenanweisungen oder Ablaufanpassungen. Das Ergebnis ist eine fortlaufend aktualisierte Prognose der Gesamtkosten.

Beispiel: Bei der Abrechnung der Außenwände aus Kalksandstein wurden bereits 80% der ausgeschriebenen Menge in Rechnung gestellt. Die Prüfung vor Ort zeigt jedoch, dass erst rund 70% der geplanten Bauleistung tatsächlich ausgeführt wurden. Wenn die abgerechneten Mengen rechnerisch korrekt sind, lässt sich hieraus ableiten, dass die noch zu erwartende Restmenge höher ausfallen wird als ursprünglich ausgeschrieben. Die Prognose der endgültig abzurechnenden Massen ist folglich anzupassen.

Nachvollziehbare Begründung von Abweichungen

Für jede Prognoseabweichung ist eine sachliche Begründung erforderlich. Diese kann beispielsweise auf einem Fehler bei der Mengenermittlung während der Ausschreibung beruhen oder auf einer Umplanung von Materialien. Wird beispielsweise eine ursprünglich in Stahlbeton geplante Wand in Kalksandstein ausgeführt, sind die Prognosen für die betreffenden Positionen entsprechend zu korrigieren. Dies kann im Gesamtkontext zu einer Kostenmehrung oder auch zu einem Ausgleich führen.

Prüffähige Rechnungen bei VOB-Verträgen

Bei VOB-Verträgen ist sicherzustellen, dass alle Teilrechnungen ein vollständiges und positionsweises Aufmaß enthalten. Teilzahlungen auf pauschaler Grundlage ohne Bezug zu konkreten Positionen sind nicht prüfbar und daher zurückzuweisen.

Gemäß § 16 Abs. 1 VOB/B müssen Abschlagsrechnungen kumulativ aufgebaut und prüfbar sein.

Information an den Bauherrn

Sofern sich bei der Rechnungsprüfung zeigt, dass signifikante Änderungen in der Kostenprognose zu erwarten sind, ist der Bauherr zu informieren. Dabei sind die Gründe für die geänderte Einschätzung klar, verständlich und nachvollziehbar zu benennen. Nur so kann gewährleistet werden, dass dem Bauherrn rechtzeitig die Möglichkeit gegeben wird, steuernd in das Baugeschehen einzugreifen.

Fazit – kontinuierlicher Workflow

• Rechnungen sind grundsätzlich positionsweise zu prüfen.
• Abweichungen bei Mengen und Massen fließen in die laufende Prognose ein.
• Wird eine signifikante Abweichung zur bisherigen Prognose festgestellt, ist der Bauherr zu informieren.
• Der kontinuierliche Abgleich hält alle Kostendaten aktuell und spart Arbeitszeit.
• Die Schlussrechnung stellt dann keinen besonderen Aufwand mehr dar, da sie durch die kumulierten Abschlagsrechnungen weitestgehend durchgeprüft ist.