Ein Bauprojekt ist komplex in der Planung und anspruchsvoll in der Ausführung. Nun macht die digitale Transformation auch vor der Baubranche nicht halt. Der Einsatz von Baumanagementsoftware kann eine signifikante Erleichterung für die Vorbereitung und Umsetzung von Bauprojekten sein. Das gilt vor allem für die Funktion des Bauleiters, der stets die drei essenziellsten Kriterien im Auge haben muss: Qualität, Zeit und Kosten.
Erfolgreiches Bauprojektmanagement ist also stark vom Bauleiter abhängig. Dieser hat im Idealfall in vielen Bereichen fundierte Kenntnisse. Dazu gehören Finanzen, Sicherheit, Recht, Mitarbeiterführung und Vermittlung. Zudem ist der Bauleiter als Schnittstelle zwischen Planung, Vorbereitung und Ausführung eine wichtige Instanz bei jedem Bauauftrag.
Ein so breites Aufgabenspektrum verlangt nach einer zentralen Softwarelösung und richtigem Umgang mit selbiger. Wir liefern Ihnen hier vier Tipps zum Umgang mit Bausoftware. Also lesen Sie gerne weiter!
1. Von Insellösungen zum Gesamtpaket
Natürlich besteht die Möglichkeit, für die verschiedenen Teilbereiche eine speziell dafür konzipierte Software zu verwenden. Es gibt eigene Tools zur Verwaltung von Aufgaben, Abläufen, Dokumentation und Kommunikation. Allerdings besteht der Aufgabenbereich des Bauleiters auch nie aus nur einem Teilbereich.
Das macht die Planung und Verwaltung mit Hilfe einer Vielzahl von verschiedenen Tools zur einer Mammutaufgabe und Quelle vieler kleinerer und größerer Unstimmigkeiten: Fehler in der Dokumentation, überschrittene Fristen, verlorene Hinweise sowie lückenhafte Beweissicherung sind die Folge.
Doch es gibt eine Lösung: Eine Bausoftware soll dem Bauleiter das Leben leichter machen und Zeit sowie Kosten sparen. Je breiter der Aufgabenbereich der Projektleitung, desto mehr kann von einer zentralen Softwarelösung profitiert werden. Abgesehen von Einzelunternehmen und sehr kleinen Firmen, die kaum zeitgleich koordinieren müssen, profitieren die meisten Anwender von einer multifunktionalen Bausoftware bzw. Bau-App.
Solch eine webbasierte Anwendung bzw. App ist meist schnell und unkompliziert in ein bestehendes IT-Sytsem integriert. Vorhandene Dokumente, wie Pläne und Fotos werden in die Software eingespeist. Ist einmal alles eingerichtet, wird später dafür effizient, schnell und nachweisbar dokumentiert und organisiert.
Mit einer Gesamtlösung fangen Sie auch ganz automatisch damit an, Referenzen für zukünftige Projekte zu erstellen. Wichtige Informationen werden so schnell angelegt, markiert und wiederverwendet.
2. Mitarbeiter zu Anwendern machen
Die Baubranche ist nicht unbedingt dafür bekannt, auf schnellstem Wege digitale Technologien in ihre bestehenden Arbeitsweisen zu integrieren. Für ein Bauvorhaben ist es daher essenziell, dass das ganze Team an einem Strang zieht und sich alle involvierten Parteien in Echtzeit und einfach austauschen können.
Damit eine Softwarelösung auch den gewünschten zeit- und geldsparenden Effekt hat, müssen alle Anwender zuerst dafür gewonnen und dann dafür geschult werden. Vielleicht fällt das beim Nachwuchs leicht, der mit der Handhabung vertraut ist oder zumindest weiß, dass es ohne digitale Maßnahmen nicht mehr geht. Vielleicht müssen aber auch erst alte Muster durchbrochen werden und den Mitarbeitern die Vorteile digitaler Lösungen schmackhaft gemacht werden.
Wie auch immer: In Bezug auf Bausoftware heißt das, dass allen Beteiligten vor Augen geführt werden muss, wie viel Zeit und auch Nerven mittels Software gespart werden kann. Machen Sie allen Parteien deutlich, wie positiv sich der Einsatz von Bausoftware auf ihren individuellen Arbeitsalltag auswirken kann.
3. Phasenübergreifendes Dokumentieren und Organisieren
Ein Bauprojekt besteht im Groben aus drei Phasen, nämlich Planung, Ausführung und Abschluss. Für das Projekt, den damit verbunden Zeitrahmen und die Einhaltung des Kostenvoranschlages ist es von Vorteil, wenn die Phasen mit den jeweiligen Aufgaben schriftlich und so genau wie möglich festgelegt werden.
Vermerken Sie alle Anweisungen, Hinweise und Notizen zentral in der Bausoftware und geben Sie die Informationen für diejenigen frei, für die sie relevant sind. Lückenlose Dokumentation erleichtert Bauleitern ihre Arbeit maßgeblich – unabhängig von der jeweiligen Phase.
Abstimmungen zwischen den Auftraggebern, dem Architekturbüro und dem Ingenieurwesen sind Gegenstand der Planungsphase. Richtig verwendete Bausoftware ermöglicht es, auch in der Abschlussphase sehr schnell auf Informationen aus früheren Phasen zurückgreifen zu können. Die Zeit der Excel-Dateien, WhatsApp-Chatverläufe und Post-Its ist dank sinnvoll eingesetzter Bausoftware endlich vorbei.
Eine Suchfunktion erlaubt zudem das Finden von Informationen basierend auf Stichwörtern, was gerade phasenübergreifend viel Zeit und damit Geld spart.
- Hinweis: Die Dokumentation bzw. Protokollführung über WhatsApp entspricht nicht der DSGVO und verstößt somit gegen EU-Recht.
4. Verschiedene Dateiformate nutzen und verwalten
Ob Mängelerfassungen, Erinnerungen, Randnotizen, Memos oder zur fotographischen Beweissicherung – eine Bausoftware erlaubt die Einbindung und Verarbeitung verschiedener Dateiformate. Im eigenen Projektordner können alle Fotos zentral abgelegt werden, die im Laufe des Projekts gemacht wurden. Protokolle und andere Textdateien können schnell und unkompliziert in ein PDF umgewandelt und per E-Mail an andere Beteiligte verschickt werden.
Durch die richtige Verwendung von einer Bausoftware erstellen Sie also digitale Bauakten, die auch als Projektdokumentation herangezogen werden können.
Nochmal alle Tipps auf einen Blick:
- auf ein Gesamtpaket setzen
- Analoges digitalisieren
- Mitarbeiter für Softwarelösungen begeistern
- Mitarbeiter schulen
- alte Muster durchbrechen
- alle Projektphasen dokumentieren und organisieren
- Fülle an Dateiformaten nutzen
- digitale Bauakte erstellen
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Der Gastautor des Artikels, Bmstr. Walter Fürthauer hat 20 Jahre Erfahrung in der Bauprojektleitung und kennt die Herausforderung am Bau genau. Seine Idee war schon immer das digital vernetzte Bauen, damit Bauprojekte als Team abgewickelt werden. Deshalb hat er BauMaster® entwickelt, wo sich das gesamte Bau-Know-How wiederfindet.
